在宅勤務やフリーアドレスを採用するオフィスでは、座席表を前提にした自衛消防の役割が実態と合わないことがあります。防火管理者の引き継ぎでは、組織図より「その時間帯に誰がいるか」を確認し、出社率が低い日にも通報、初期消火、避難誘導、点呼が成立するようにします。

勤務形態から役割を作り直す

曜日別、時間帯別、フロア別に在席者の傾向を確認します。固定担当が在宅勤務でも機能するよう、チーム単位の代行順位と、最初に状況を把握した人の行動を決めます。役員や管理職だけを担当にすると、外出時に空白が生じます。

来訪者、委託先、清掃員、工事業者がいる場合は、入館記録と避難確認をつなげます。受付が無人になる時間帯、会議室へ直接案内する運用、イベント開催時も別に確認します。

フリーアドレスでの点呼

席順ではなく、入館記録、チームの連絡網、集合場所での確認方法を組み合わせます。個人情報を必要以上に共有せず、未確認者を誰が取りまとめ、どこへ報告するかを定めます。スマートフォンの連絡だけに依存すると、通信障害や端末不携帯で確認できないため、代替手段も決めます。

執務室、会議室、集中ブース、倉庫、休憩室を歩き、扉や通路が通常の家具配置で使えるか確認します。オンライン会議用機器や追加収納が避難経路、誘導灯、消火器の周囲へ影響していないかも見ます。

ビル管理会社へ確認する事項

  • 火災発見時の防災センター連絡
  • 非常放送とフロア放送の担当
  • 共用階段と集合場所
  • 夜間・休日の警備連絡
  • テナント合同訓練の予定
  • 防火戸やシャッター周辺の管理分担

自社の消防計画と館内防災マニュアルを並べ、用語や連絡順の違いを確認します。管理会社が変わった場合は、連絡先だけでなく館内ルールが変わっていないかを確認します。

新任者へ渡す運用台帳

消防計画、選任届、訓練記録、日常点検だけでなく、出社ルール、入館システム、レイアウト変更、未完了の是正事項をまとめます。総務、人事、情報システム、施設管理の変更が防火管理へ届く窓口も決めてください。

防火管理者の選任が必要となる収容人員の目安は、特定用途、非特定用途、避難困難者入所福祉施設等で異なります。個別の用途判定は所轄消防署へ確認してください。

トドケデ防火管理は社内の防火管理者を支えるサービスです。当社では防火管理者の受託は行っていません。無料診断でオフィス運用とのずれを確認できます。

総務だけに情報を閉じない

オフィスの防火管理に影響する変更は、総務以外でも発生します。人事は組織と勤務制度、情報システムは入館・連絡手段、経営企画は増床や移転、各部門は座席・倉庫・機器を変更します。変更申請に「消防計画・避難動線への影響」欄を設け、防火管理者へ通知します。

レイアウト変更を外部業者へ任せても、完成後の家具配置や運用は自社で確認します。会議室の追加で感知器や誘導灯の見え方が変わる可能性がある場合は、設備業者や所轄消防署へ相談します。

災害対策本部と火災初動を分ける

BCPの災害対策本部が設置される前に、火災の初動は始まります。経営者や本部長の指示を待たず、発見者が周囲へ知らせ、通報と安全な避難につなぐ手順を明確にします。その後の事業継続、帰宅判断、顧客連絡はBCPへ引き継ぎます。

防火管理者の役割とBCP責任者の役割を同じ人が担う場合も、初動と事業判断を時系列で分けます。連絡網や集合場所が別資料で矛盾していないかを確認してください。

サテライトオフィスと共有スペース

コワーキングスペースやサテライトオフィスでは、自社の防火管理者、施設運営者、建物側の管理範囲を確認します。自社従業員への教育と、施設全体のルールを接続します。受付や防災センターが別会社の場合、連絡手段を実際に確認します。

複数拠点で同じ社員が働く場合、拠点ごとの避難口、集合場所、通報先を混同しないよう、入館時に確認できる案内を用意します。本社の役割表をそのまま配布せず、各拠点の実人数で代行順位を作ります。

オフィス自主点検の観点

  • 非常口、階段、通路に物がありませんか
  • 消火器と設備の表示が見えますか
  • 充電場所へ可燃物が集まっていませんか
  • 会議室や個室ブースの利用者を確認できますか
  • 入館情報を点呼へ使える状態ですか
  • 防災センターの連絡先は最新ですか
  • 夜間・休日の在席者へ手順が届いていますか

点検結果を設備、レイアウト、人員、教育へ分類し、それぞれの担当へ渡します。防火管理者だけで解決できない予算や工事は管理権原者が判断します。

引き継ぎ面談で実演する

新任者に、受信機や非常電話の場所、避難階段、防災センター、消防計画の保管先を案内します。訓練記録から未改善事項を一つ選び、現在どうなっているか現場で確認します。

前任者が持つ暗黙の知識を質問で引き出します。「警報時に最初に電話する先」「鍵が必要な場所」「人が少ない曜日」「管理会社から口頭で依頼された事項」を記録へ置き換えます。

移転・増床プロジェクトへの参加

オフィス移転や増床では、物件選定、設計、工事、入居、訓練の各段階で防火管理の確認があります。防火管理者を完成後に呼ぶのではなく、避難経路、設備、管理区分、ビル側連携の確認へ早期に参加させます。

新旧オフィスを並行利用する期間は、どちらの拠点に誰が勤務し、緊急連絡と点呼をどう行うかを決めます。移転後は旧拠点の連絡先や役割表を廃止し、新拠点の消防計画と従業員案内を訓練で確認します。

充電機器の増加

ノートPC、モバイル端末、業務機器の充電場所が増えると、電源タップやケーブルが集中します。情報システム部門と施設部門が、安全な充電場所、機器異常時の使用停止、夜間充電のルールを決めます。

防火管理者は日常点検で、可燃物の集積、破損した電源、通路へのケーブルを確認します。技術的な異常は専門業者へつなぎ、自己修理を前提にしません。

この記事の執筆・監修は丸岡 峻です。元京都市消防局13年・現役防災士（日本防災士機構認定）・消防設備士・危険物取扱者。